Цель: научить сотрудников компании эффективному взаимодействию с партнерами, клиентами и коллегами посредством электронной деловой переписки
Актуальность тренинга: В современных условиях стремительно развивающихся бизнес-отношений растет и роль эффективного и рационального делового общения между клиентами и коллегами. За последние года активные изменения в деловом мире нашли свое отражение не только в устной, но и письменной речи.
Деловая переписка стала неотъемлемой частью бизнеса и сейчас к ней стали предъявлять более высокие требования точности, логичности, однозначности, грамотности, которые не компенсируются обаянием или харизматичностью, как это происходить при личном общении.
Программа тренинга
1. Деловая переписка как эффективный инструмент деловой коммуникации
- Возможности и ограничения письменного взаимодействия.
- Что важно учитывать при электронной переписке.
- Основные цели делового письма
2. Формирование позитивного имиджа компании/сотрудника в глазах адресата
- Время ответа на письмо
- Грамотное заполнение полей: «от кого», «кому», «тема сообщения», «копия», «скрытая копия». Работа с полями
- Работа с вложениями
- Работа с почтой при продолжительном отсутствии на рабочем месте
- Обращение к адресату и формы вежливости
- Позитивное завершение письма
- Подпись и контактная информация
3. Особенности изложения информации при электронной переписке
- Структура делового письма
- Точки внимания – смысловой треугольник
- Объем письма, оптимальный для восприятия адресата
- Логика в подачи информации
- Применение принципы «5 х 5»
- Графические средства систематизации информации: заголовки, абзацы, нумерация, шрифт, цвет
- Как написать понятный ответ на вопрос адресата
4. Стиль делового письма и факторы, влияющие на тональность делового письма
5. Виды деловых писем
- Информационное письмо
- Письмо-приглашение
- Письмо-благодарность
- Письмо-отказ
- Письмо-извинение
- Продающее письмо
- Основные отличия в написании данных писем.
6. Ответы на электронные письма
- Ответ на «агрессивное» письмо. Частые ошибки при работе с «агрессивными» письмами
- Письмо-отказ и письмо-ответ на предложение
- Письмо-ответ на обоснованную претензию
- Письмо-благодарность
